La elección del ERP

Parece evidente que los requerimientos funcionales de una PYME nada tienen que ver con los de una multinacional, es un error habitual decidirse por el software de mayor dimensión, con la idea de que esta estrategia evitará riesgos, esto es falso, los riesgos de implantar un software de corporaciones en una PYME son enormes, las probabilidades de no acabar la implantación son muy altas, la inversión incluye funcionalidades que no hacen falta, el distribuidor nos venderá todo el desarrollo y consultoría que pueda, por lo que en el supuesto de terminar la implantación será con una enorme inversión de tiempo y recursos.

Tras haber implantado tres veces un ERP como cliente y haber cometido errores, como todo el mundo, me hubiese sido útil saber lo que expongo en este artículo, creo que el ERP debe tener la funcionalidad necesaria y debe tener alguna implantación en el sector o actividad de la empresa que queremos informatizar.

Es el sistema nervioso de la Empresa y ayuda al personal a tomar mejores decisiones, agiliza y asegura los procesos y las relaciones con clientes y proveedores. Es el sistema de gestión de la información dentro y fuera de la empresa, que nos advierte de cómo evolucionan nuestras variables claves y cuando las cosas van bien y cuando no.

En términos ingleses Enterprise Resource Planning o Planificador de Recursos Empresariales, el ERP es un software que integra los procesos de negocio modelándolos y apoyándolos para minimizar los errores y facilitar el cumplimiento de las normas con rutinas eficientes, en las compras, el control de stocks, producción y ventas, y procesos auxiliares como calidad, control de proyectos, administración, finanzas y recursos humanos.

Esta integración es un aspecto clave en la gestión de los procesos de negocio para que siempre se utilice la misma información. De este modo los datos se introducen una única vez, en una única base de datos que comparten todos los usuarios y procesos. Si algún dato ya lo introdujo alguien, debemos ir por él y utilizarlo, por ejemplo los datos que registran los bancos u operadores logísticos.

No deberíamos tener que introducir los datos dos veces en ningún caso, esto cuesta dinero, por ejemplo, si el sistema nos dice que debemos comprar algún artículo con esta información solicitaremos una oferta a los proveedores, los datos nos valdrán para convertirla en pedido, luego en albarán y posteriormente en factura, contabilizarla y pagarla.

En un entorno global los sistemas de información y las comunicaciones deben integrar en tiempo real al personal desplazado, a los proveedores, los clientes, las entidades financieras, las filiales, los puntos de venta o comerciales nacionales e internacionales, los transportistas, operadores logísticos, etc. Esto no es ciencia ficción, es perfectamente posible hoy. Los cambios tecnológicos abren oportunidades de mejora de la productividad y la competitividad.

La información debe ser un subproducto de nuestro trabajo, no debería ser producida exprofeso, lo ideal es que se genere conforme realizamos transacciones, los informes son  quizás lo primero que debemos revisar para saber que necesitaremos en las bases de datos  y de este modo dejaremos rastro de nuestras operaciones como notario de lo actuado, de acuerdo con la información que nos hará falta para agregar y generar la información. La empresa es un ente económico, en el que todo el personal en mayor o menor medida toma decisiones económicas y lo hará mejor si dispone de la información adecuada.

Es un error habitual informatizar departamentos, lo que genera datos incoherentes y redundantes, el ERP en la medida de lo posible debería ser multifuncional y orientado a procesos, es decir, destinado a cubrir las necesidades transaccionales de las distintas áreas de la empresa, el diseño de las transacciones y los procesos debería estar basado en un modelo estándar, desde el punto de vista de las “mejores prácticas empresariales” del sector ya que no tiene sentido reinventar la rueda. Hay determinadas características y necesidades que impone la actividad que no se deben improvisar y desarrollar en cinco minutos, si el software tiene tallas y colores podrá cubrir las necesidades de una empresa de moda y si no las tiene, no.

También debería ser lo más estándar posible en cuanto a la funcionalidad, lenguaje de desarrollo, bases de datos y arquitectura del sistema, para asegurar la portabilidad y proteger la inversión. El producto final debe ser escalable y configurable para cubrir la evolución de la compañía y sus futuras necesidades.

Si nos planteamos una renovación de los sistemas de información y la modificación del diseño e implantación de un software que se ajuste a nuestras necesidades reales, de acuerdo con nuestra dimensión, sector, etc. Es probable que sea oportuno hacer una reingeniería de procesos, los pasos serían:

  • Revisar la eficiencia de los procesos.
  • Definir nuestros requerimientos, nuestras necesidades.
  • Analizar la cobertura funcional de las distintas opciones que nos ofrece el mercado.
  • Identificar y evaluar el desarrollo necesario para minimizarlo por su alto coste y riesgo.
  • Evaluar la facilidad para desarrollar los interfaces e integrar el CRM, o el software de tesorería u otra aplicación que queramos integrar.
  • Evaluar al implantador, calidad de los recursos humanos disponibles, referencias, etc.
  • Visitar alguna instalación y hablar con los usuarios.
  • Evaluación antigüedad y tecnología de la solución.
  • Analizar la funcionalidad, fiabilidad, usabilidad, mantenibilidad y portabilidad.
  • Evaluar la adaptación a los usos y normas españolas.
  • Cuantificar el coste, incluida la parametrización, formación, implantación y el desarrollo identificado y si es posible adjudicar a precio cerrado.
  • Planificar, calendarizar, asignar recursos, y controlar, como en cualquier proyecto.
  • Pagar por el cumplimiento de hitos y fechas acordados en el contrato.

Deberíamos definir la funcionalidad requerida realmente, luego la funcionalidad ofrecida por las opciones que nos ofrece el mercado, al sobreponer lo requerido con lo ofrecido, identificaremos el desarrollo necesario, si lo hubiese, este aspecto es muy importante ya que el desarrollo a medida es caro y de mayor riesgo que una solución estándar y probada, por lo que debemos intentar minimizarlo.

Hay algunos requerimientos mínimos comunes a tener en cuenta, una empresa puede ser cliente, proveedor, deudor y acreedor e incluso se pueden dar de alta dos cuentas como proveedor, el control por cuenta no es suficiente, el ERP debe hacer el control en el módulo de terceros por CIF o VAT, de modo que nos dé su posición global para evitar que le paguemos la factura de proveedor sin descontar la de cliente. Otro aspecto en empresas de fabricación es que el ERP debe tener rutas de fabricación y listas de materiales por producto para poder calcular los costes y planificar las necesidades con el MRPII, Material Requirements Planning y la carga de los medios de fabricación, maquinaria y operarios, otro aspecto clave es la contabilidad analítica que es la que ayuda internamente a gestionar suministrando la información de acuerdo a las necesidades de los gestores.

 

Miguel Baldwin
Autor de tesorería efectiva: Enlace a Amazon
mbaldwin@eldirectorfinanciero.com