Mecanizar la gestión de tesorería

Mecanizar la gestión de tesorería

Es una idea extendida que el software de tesorería es sólo necesario en una gran empresa. En realidad, las necesidades de gestión de la posición neta, de comunicación bancaria, automatización de la contabilización y conciliación, liquidación de operaciones y planificación de la Tesorería, son las mismas.

Quizás la diferencia principal estriba en el volumen y la gestión del cash pooling internacional, el riesgo de cambio y en general las operaciones de exterior; hoy son muchas las Pymes que utilizan software de Tesorería, ya que el mercado cada vez más ofrece opciones a la medida de estas necesidades en condiciones asequibles.

Mecanizar la gestión de tesorería es una inversión rentable, reduce gastos financieros y comisiones bancarias, mejora los ingresos financieros, la productividad del personal administrativo, ayuda a planificar y pagar puntualmente; es muy conveniente darle importancia a esto, ya que permite disponer de la credibilidad de los proveedores, bancos, empleados, inversionistas, etc. Es tan importante la información de operaciones bancarias como la de clientes y proveedores.

De igual modo que a nadie se le ocurre llevar la contabilidad en papel o en Excel, intentarlo con la tesorería hoy es un grave error. Debemos separar tesorería y contabilidad, para el tesorero no es lo mismo un ingreso antes de las 11 de la mañana que después, ya que tendrá una fecha de valoración distinta; mientras que para un contable eficiente la fracción de tiempo será el mes, si no es eficiente será el año, como para el Plan General Contable.

Nada es más rentable que pagar puntualmente, no siempre es fácil, pero es muy rentable, las devoluciones e impagados, son en muchos casos evitables, son muy caros y merman el prestigio de la compañía y son menos probables si gestionamos asistidos por el software de tesorería. No hay ninguna medida en la gestión de recursos humanos más eficaz que pagar la nómina el 28 en lugar del 1. Son pocas las inversiones tan rentables en estos momentos como pagar a los proveedores al contado, ya que un descuento por pronto pago del 2,5% por pasar de 60 a 10 días equivale a una TAE del 18%.

La mejora de la gestión de la tesorería ofrece muchos beneficios y debe contemplarse como un proyecto en la imprescindible dinámica de mejora continua de la empresa.

La informática ha pasado por tres grandes etapas, en la primera los mainframe o grandes ordenadores permitieron informatizar centros de cálculo y grandes corporaciones, en la segunda se avanzó en la compatibilidad y generalización del uso de la informática en la empresa con el PC y en la tercera, con la miniaturización e internet, las personas estamos permanentemente informadas y conectadas.

Mecanizar la gestión de tesorería en este escenario, como es lógico, el software ha evolucionado en paralelo, y el desarrollo a medida es cada vez menos necesario, hoy en el software estándar encontramos casi cualquier funcionalidad que nos haga falta a precios muy asequibles. La tesorería no podía ser algo distinto, hoy el software es capaz de hacer cosas sorprendentes y está al alcance de cualquier empresa con funcionalidades modulares y fórmulas de comercialización que permiten que cualquier PYME mecanice su gestión de tesorería con lo que ahorrará mucho dinero, trabajo y ganará en control e información.

Las normas de comunicación en el sector bancario son de una gran diversidad. Cada país tiene sus propios formatos específicos. Además, los bancos a menudo tienen sus propias características e introducen modificaciones a la norma. Todo esto conduce a ineficiencias en los procesos a nivel empresarial y bancario y casi obligaban al uso de mensajería SWIFT. En el actual proceso de globalización de la economía, un software que permita gestionar varios instrumentos, bancos, divisas, es una necesidad cada vez más frecuente para empresas pequeñas y por supuesto grandes. Un  buen sistema se debe poder conectar facilidad a distintos sistemas para conseguir lo que muestra el siguiente esquema.

 

•           Visión global.

Nos debe permitir ver la posición de Tesorería globalmente en los distintos bancos de la empresa o grupo de empresas, en una única plataforma, incluso de forma individual o consolidada, por fecha valor o movimiento.

Llegar a la oficina y disponer de todos los movimientos, de todas las entidades, tanto nacionales como extranjeras, poder ver los cobros, pagos, operaciones financieras y liquidaciones de intereses, nos permitirá asegurar que las cuentas corrientes y de crédito se liquidan de acuerdo con lo pactado con las entidades financieras, que nuestras necesidades están cubiertas, y que no tenemos liquidez ociosa. Nos proporcionará la tranquilidad que supone saber que no se producirán descubiertos y que pagaremos las comisiones e intereses justos.

 

•           Comunicación desatendida.

Las empresas españolas suelen trabajar con muchas entidades financieras, por lo que la automatización de las comunicaciones es un asunto importante, que consume mucho tiempo. El sistema debe poder conectarse de forma desatendida y recoger los extractos de nuestras cuentas de todos los bancos, esto nos permite armonizar, integrar y almacenar los extractos bancarios recibidos mediante la norma 43, SWIFT u otras. Debe controlar los saldos, las fechas y la estructura para asegurar la coherencia de los datos.

Mecanizar la gestión de tesorería nos ofrece una única plataforma para enviar y recibir los archivos a todas las entidades financieras de la empresa, bajo un único sistema que trabaje con todas las entidades financieras y normas, nos facilitará generar los movimientos contables tanto financieros como analíticos de modo automático, con la consiguiente mejora de productividad, seguridad y eficiencia.

 

•           Automatización de la conciliación.

La mecanización nos debe permitir conciliar de modo automático los movimientos contables con los bancarios, de forma inteligente, ya que la empresa no contabiliza igual que el banco, por lo que utilizando múltiples criterios de conciliación, un movimiento de la empresa con varios del banco, varios de la empresa con uno del banco y por ejemplo, en el cambio de divisas es importante el redondeo, nos reducirá el tedioso trabajo de conciliación, que no aporta valor, automatizándolo en un altísimo porcentaje.

Un histórico de documentos, para solicitar la conciliación a cualquier fecha y generar movimientos contables de los intereses, comisiones, etc. nos facilitará la labor, por ejemplo con los auditores.

No es correcto contabilizar sólo lo incluido en el extracto del banco, ya que no muestra el disponible real; aunque muchas empresas lo hacen así. Lo correcto es contabilizar cuándo se emite el cheque, no cuándo se cobra, ya que ese importe no forma parte del disponible de la empresa. La conciliación bancaria debe explicar las diferencias entre el saldo del banco y el de la empresa. Lo habitual es contabilizar los errores u omisiones y explicar las diferencias reales.

Esta tarea es perfectamente automatizable con un buen software de Tesorería en un altísimo porcentaje, dependiendo de la organización de la empresa y la inteligencia del sistema, nos propondrá las siguientes operaciones:

 

Automática: El sistema hará conciliaciones automáticamente cuando los datos del banco y la empresa coincidan.

Propuesta: Considerará otras partidas como propuestas, ya que algunos datos coinciden.

Multiapunte: Varios a uno o uno a varios, en el caso de que el banco cargue una comisión o gasto por separado y la empresa lo contabilice en un único apunte, el sistema encontrará estos movimientos.

 

• 4          Conciliación de tesorería, comparar lo sucedido con lo previsto.

La conciliación de tesorería es algo distinto, consiste en la comparación de las previsiones con la realidad de lo que ha sucedido. Es posible que un cliente no atienda un giro o no realice una transferencia que teníamos prevista, también puede suceder que un proveedor no gire una factura pendiente, lo que generará diferencias negativas y positivas en nuestra posición neta de tesorería prevista; el conocer las causas de la desviaciones nos permitirá decidir cómo afrontar la nueva situación generada por estas variaciones y reaccionar.

Si comparamos lo previsto con lo realizado comprobaremos dónde cometemos errores u olvidamos alguna operación o concepto. Como es imposible acertar al 100% en una previsión debemos diferenciar claramente errores u omisiones de desviaciones, si un cliente no nos paga, esta desviación debe estar cubierta por el disponible de seguridad u holgura de tesorería, es decir, un límite autorizado en las pólizas de crédito suficiente para absorber las desviaciones, una omisión debe ser incluida en nuestra próximas previsiones, esto es algo normal, es frecuente decir que es imposible acertar y es cierto, lo que debemos buscar es una aproximación que, con la holgura, sea suficiente y útil.

 

• Optimización de los saldos y el endeudamiento.

A la hora de optimizar los saldos, puedo automatizar mis barridos y ordenar mis traspasos entre las cuentas de la empresa o grupo, mediante SEPA, Target II o OMF a través del BDE, teniendo en consideración la cuenta donde serán mejor remunerados los fondos o en el caso de pólizas, disponer de la más económica con disponible o minorar el saldo dispuesto de la póliza más cara con los fondos recaudados. El sistema debería sugerirme la opción más económica.

Propondrá la fuente de financiación más económica, por ejemplo, no descontar hasta agotar el disponible de las pólizas que son más económicas, y si una es más barata que otra, esta será de la que nos proponga disponer primero.

No tiene sentido tener saldos en cuenta corriente, mientras simultáneamente tenemos dispuesta una póliza de crédito o descontamos papel, para que el banco tenga en su poder ese dinero por el que nos cobra intereses.

Cuando se produce un excedente de tesorería debemos analizar las posibilidades de invertir y rentabilizarlo. Una opción es cancelar el pasivo que le financia, por ejemplo minorar el saldo dispuesto de una póliza de crédito, lo que nos propondrá el sistema. Otra opción es invertir internamente, por ejemplo, reduciendo el período de pago a proveedores. Si se trata de una punta, no de algo estructural, debemos considerar que nuestro saldo en cuenta corriente siempre tiene un coste por el lado del pasivo que le financia, si no invertimos estos fondos, lo hará el banco y rentabilizará nuestro dinero a su favor. A la hora de invertir puntas de tesorería, debemos tener en cuenta varios aspectos: La liquidez, el riesgo, la rentabilidad, la flexibilidad y la fiscalidad de la opción.

 

• Reducción de costes financieros.

Ya que el pasivo bancario cuesta más que lo que nos pagarán por nuestros fondos en cuentas corrientes, la caja y el saldo en cuenta corriente son algo que debemos evitar; la mejor inversión posible de los fondos será minorar el pasivo bancario. En cualquier empresa que tiene parte de su activo financiado con pasivo bancario, la fórmula ideal para pagar en todo momento, tan solo por los fondos indispensables, es que el pasivo a corto pueda ajustar su saldo dispuesto con una póliza de crédito y no utilizar cuentas corrientes.

 

El sistema nos permite ver la evolución de los saldos prevista y de ese modo disponer de la fuente más económica, en el momento justo, para no tener sobrefinanciación, ni excedentes ociosos.

 

• Contabilización automática.

Automatizar la contabilización de movimientos bancarios nos genera un incremento de la productividad innegable, por ejemplo, contabilizar los pagos recibidos con tarjeta de crédito o débito, además de las comisiones, operaciones financieras, los cobros ordenados por la empresa cuando le giramos a un cliente, y los pagos cuando le transferimos a un proveedor.

Dependiendo de la inteligencia del sistema si su funcionalidad lo incluye, se puede automatizar la contabilización de las operaciones de cobro o pago no ordenadas por la empresa, buscando el CIF o la razón social del deudor o acreedor, el número de factura, etc. Esto incrementará la productividad y evitará errores.

También nos debe permitir aislar los flujos de fondos de un proyecto concreto. Estas reglas de contabilidad analítica las define la empresa de acuerdo con su codificación y obtiene una visión muy útil para determinar la generación y consumo de fondos por proyecto, segmento o centro de coste.

 

• Control de las liquidaciones bancarias.

El sistema de tesorería debe hacer lo mismo que el banco pero al revés, lo que para la empresa es un cargo será un abono para el banco y viceversa, debe permitirnos liquidar las cuentas corrientes o pólizas de crédito calculando “los números”, es decir los intereses con el método hamburgués, esto, por lo voluminoso, normalmente lo da por bueno la empresa, y en casi todos los casos incluye errores y operaciones que no coinciden con lo pactado con el banco.

 

• Cálculo de operaciones financieras.

Las pólizas, préstamos, leasing, factoring, etc. Se deben liquidar, y a veces se simulan en Excel, pero necesitamos el importe exacto de la cuota y el cuadro de amortización cada mes y si el tipo de interés de las operaciones de crédito está referenciado y es variable, cambiarán constantemente. El sistema debe conectarse al BCE y tomar el índice aplicable para cada operación, cada mes. En el caso de que alguna operación no coincida con lo que debería ser, genera automáticamente una carta de reclamación.

Tomar decisiones de inversión y financiación de modo preciso y disponer del coste y la liquidación de las operaciones financieras en términos comparables, es decir de TAE, para negociar y priorizar correctamente. También debe controlar el vencimiento de nuestros avales, leasings, préstamos, etc.

 

• Realizar y controlar las previsiones de tesorería.

A veces se entiende que planificar es una tarea que pretende adivinar el futuro y esto no es así, la razón principal por la que debemos planificar, es porque debemos comprobar que nuestras decisiones financieras cuadran en el tiempo y soportan su presentación en números, es decir que están bien tomadas a la luz de la información disponible. Cuando dispongamos de nueva información volveremos a planificar y comprobaremos que siguen cuadrando los números es un proceso continuo y cuanto más automático, mejor.

Nos debe permitir comparar lo previsto con lo sucedido en el banco, de este modo podemos tener una posición actualizada de los saldos reales y previstos y nos dará la posibilidad de analizar las causas de las desviaciones en cada momento.

Para hacer una previsión de tesorería correctamente, a los vencimientos registrados por el ERP o la cartera, que normalmente incluyen cobros de clientes y pagos a proveedores, debemos añadir todos los restantes cobros y pagos que se van a realizar, de modo que podamos prever la posición neta de tesorería en una fecha futura por cada banco.

La previsión de la posición neta requiere conocer la fecha valor que se aplica a cada instrumento de cobro y pago, y mucho más información que la disponible en la cartera, ya que ésta normalmente no incluye:

• Operaciones financieras, préstamos, leasing, etc.
• Gastos financieros.
• Suministros.
• Arrendamientos.
• Nóminas, seguros sociales.
• Impuestos.
• Seguros.
• Operaciones intragrupo.
• Pagos al contado o muy corto plazo.
• Subvenciones, etc.

 

Esta información está cambiando constantemente y es necesario actualizarla incluyendo el instrumento de cobro o pago y el banco, siempre que sea posible, debería estar basada en operaciones reales, en el mayor porcentaje posible.

La previsión de cobros correcta debe hacerse teniendo en cuenta el período de cobro real por cliente, ya que el teórico es probable que no se cumpla. Si un cliente como condiciones de pago tiene un periodo de 60 días, pero nos paga a 85, éste es el dato que debemos usar.

 

• Fácil conectividad con el ERP.

El software de Tesorería se suele decir que es parasitario debido a que se alimenta de los datos introducidos por la empresa en la cartera de su ERP, de donde recibirá los vencimientos de cobros y pagos de las facturas de compra y venta, también se alimenta de los bancos que registran las operaciones y reutilizarlos evita errores y trabajo. Por este motivo la interfaz de comunicación con el ERP es de vital importancia y se puede hacer con ficheros, servicios web o través de la base de datos.

• Gestión de previsiones en fecha valor.

Un buen sistema nos muestra la disponibilidad real prevista de los fondos en fecha valor, al convertir las operaciones introducidas a través del instrumento de cobro o pago aplicando las reglas de valoración, lo que evitará cargos por descubierto en fecha valor.

 

• Estadísticas del reparto del negocio bancario según la codificación de la empresa.

Nos dirá el importe y número de las operaciones realizadas por cada banco y todas las operaciones de un banco. Esto es indispensable para hacer una comparación y negociación bancaria eficiente y facilitar la formulación del Balance Banco-Empresa que tiene como objetivo facilitar la negociación bancaria y la comparación de la rentabilidad bruta aproximada que obtiene cada una de las entidades por sus fondos invertidos en la empresa de un modo homogéneo.

 

 

• Facilita la concentración de saldos y el cashpooling con los barridos y las reglas de automatización.

El sistema reduce las necesidades de financiación al compensar posiciones deudoras y acreedoras, evita saldos ociosos y la sobrefinanciación; también absorbe excedentes de liquidez, optimiza el resultado financiero, tanto positivo como negativo y permite invertir excedentes de forma centralizada o negociar financiación globalmente.

La necesidad de centralizar la tesorería es evidente desde el momento en que entendemos que no se deben tener posiciones mixtas, es decir, deudoras y acreedoras simultáneamente. Los fondos en cuenta corriente no nos producen retribución alguna, mientras la póliza de crédito, o cualquier otro pasivo que le financie, está generando un coste, por lo que la mejor inversión que la empresa puede realizar con esos fondos será la de reducir el saldo dispuesto de esa póliza.

La adopción del euro en Europa ha facilitado la centralización de la tesorería de manera muy efectiva al eliminar el coste y riesgos de la gestión de divisas dentro de la Unión. Si bien es cierto que la libertad de movimiento de capitales es teórica, ya que aún no tenemos un marco jurídico y sobretodo fiscal armónico, también lo es que caminamos hacia la Unión Bancaria y un Mercado Único de Servicios Financieros. En este sentido el Área Única de Pagos en Euros (SEPA) ha supuesto un avance notable en la operativa bancaria de pagos, al unificar los formatos de trasferencias, adeudos y tarjetas de crédito y débito.

En la elección y diseño del sistema de cash pooling se debe tener en cuenta que la normativa fiscal y legal aplicable en el país de origen y destino, en cada momento y caso, de forma bilateral, por lo que nos es conveniente generalizar.

Una vez implantado y estabilizado el ERP, el siguiente paso para el departamento financiero debería ser la implantación de un software de Tesorería que comparta todo el Grupo, y sea capaz de gestionar las cuentas periféricas mediante extractos de acuerdo con la norma SWIFT MT940 o la norma intradía MT 942.

En algunos casos es conveniente comenzar por un cash pooling regional entre países sin graves restricciones. Si se trata de delegaciones intentaremos utilizar directamente la misma cuenta que la central, lo que evitará posiciones mixtas y optimizará el disponible. Cada diseño del cash pooling debe atender a las características y necesidades de la empresa y debe de tener en cuenta los siguientes aspectos:

• El nivel de centralización del grupo o autonomía de las filiales.
• Los poderes de las personas que mueven las cuentas y sus limitaciones.
• Dónde negociaremos la financiación o colocaremos las puntas de Tesorería.
• El número de bancos, cuantos menos mejor.
• Si podemos unificar cobros y pagos
• El número de cuentas, cuantas menos mejor.
• Los usos, procedimientos y las comunicaciones bancarias.
• Las divisas utilizadas.
• El control de cambios, las restricciones de compra y venta de divisas.
• Las limitaciones y obligaciones para trasferir fondos al extranjero de cada país.
• La sociedad o grupo y las participaciones de los accionistas en las sociedades incluidas en el perímetro de concentración de fondos.
• El marco jurídico y fiscal y el tratado bilateral de doble imposición de España con cada uno de los países de las cuentas periféricas.

 

Los barridos y la concentración de saldos son muy efectivos en términos de coste y tiempo, con lo que conseguimos una posición neta con una clara visibilidad, más allá de las fronteras e incluso utilizando distintas divisas. En el diseño del cash pooling se puede optar por diversas estructuras: desde la cuenta centralizadora única en un banco que actúa como tesorero  de una cuenta de centralización de cada país banco partícipe, que a su vez agregará los saldos de las distintas cuentas locales, o directamente de la cuenta de cada país, a la centralizadora global.

También se suele definir el saldo mínimo o máximo de cada cuenta periférica, así como el envío de fondos de las cuentas periféricas a la centralizadora y de la centralizadora a las periféricas, fijando un saldo límite que  forma automática genera un traspaso.

Se pueden obtener buenos resultados moviendo los fondos, es decir, agrupándolos  en un país y luego en la cuenta de la central, o recibir los fondos necesarios para cubrir las necesidades de Tesorería desde la central a la filial. Si se utiliza una única entidad para todos los países estas operaciones serán más rápidas y económicas.

Si hacemos traspasos reales, con los saldos positivos cubriremos los negativos hasta dejar únicamente con saldo la centralizadora, siendo el saldo el resultado de la suma de todos los saldos de las distintas cuentas incluidas en el perímetro del barrido. De este modo, todas las cuentas salvo la centralizadora terminarían con saldo cero. Puede ser un inconveniente, o no, pero debemos tener en cuenta que el endeudamiento se acumula en la central y deja libre de endeudamiento a las sociedades filiales. Además existe una cierta dificultad a la hora de establecer los límites óptimos de endeudamiento de las cuentas periféricas respecto a la central, dado que sus saldos son cero; por lo que deben poder realizar pagos hasta un límite autorizado.

El barrido se puede hacer diariamente por movimiento, apunte a apunte, traspasando de la periférica hacia la centralizadora. De este modo, los apuntes estarán duplicados, ya que un mismo movimiento tendrá su reflejo en la cuenta periférica, donde originariamente tuvo su anotación, y en la cuenta centralizadora, debido al barrido realizado con destino a esta cuenta.

Por fecha valor, el conjunto de los movimientos del día se resume en un único cargo y abono por el saldo resultante de todos los apuntes con la misma fecha valor. Es decir, agrupados por valoración, se realiza un único cargo o abono por el total de los saldos.

El sistema Nocional u Overnight funciona como préstamos diarios, liquidando las operaciones entre la central y las periferias cada día. Recibe el nombre de Cenicienta porque se realiza unos minutos antes de las 12 de la noche y se deshace en unos minutos después. El banco calcula los intereses y los carga a la central, y a lo largo del día los saldos aparecen en todas las cuentas como si no se hubiese hecho nada. El inconveniente es que requiere un gran número de apuntes contables, lo que no será un problema si la aplicación de gestión de Tesorería genera los apuntes contables.

En el cash pooling conceptual, no existen los barridos de cuenta, sino que se calcula la posición neta. La entidad financiera ajusta los tipos de interés de las distintas cuentas en función de los saldos. Puede hacerse por tramos, en cuyo caso se liquidan los intereses a los tipos pactados para cada tramo de los saldos acreedores y deudores. Otra posibilidad es realizarlo por saldo,  aplicando el mismo tipo de interés a todos los posibles saldos en la cuenta, sin diferenciar tramos. En ambos casos, se liquida sin necesidad de traspasos la posición neta global en la entidad.

Otro tipo de cash pooling  es el cash pool condicional, en el cual se compensan los saldos de las cuentas periféricas con el menor número de traspasos posibles. Los movimientos se realizan teniendo en cuenta la fecha valor y las pólizas de crédito contratadas en las filiales, en cuyo caso el sistema deberá tenerlo en cuenta y disponer de las más económicas primero. En este caso, no es necesario que los fondos pasen por la cuenta centralizadora, ya que se realizan préstamos directos entre las distintas cuentas. Todas las cuentas participan de los traspasos y no sólo con la centralizadora.

En resumen: implantar un sistema de cash pooling es un proyecto complejo en el que puede  ser necesaria la ayuda del fabricante del software. Además de establecer el diseño, hará falta negociar con los tesoreros de las filiales y las entidades financieras, ya que es muy probable que haya que realizar importantes cambios para sacarle el máximo partido al sistema.

 

• Nos permite gestiona los créditos entre empresas del grupo.

Posición tesorera intragrupo. Permite la liquidación de intereses por las posiciones deudoras y acreedoras. Debería gestionar los préstamos inter-compañía y elaborar los cuadros de amortización para aquellos contratos de préstamo entre empresas, con independencia de que las empresas estén dentro de un grupo de consolidación contable o fiscal.

Miguel Baldwin
Autor de tesorería efectiva: Enlace a Amazon
mbaldwin@eldirectorfinanciero.com